由于安徽某政府的工作性质的特殊性，决定对各分支机构、应急处理区之间都需要大量的协调、沟通工作，应急事件，业务往来更加紧密，会议交流更加频繁；但由于地理位置分散，直接给参会人员带来了时间及空间上的不便，无法很多沟通都要将人员集中到同一地点举行会议，这样参会人员的交通费及住宿费往往成为一笔不菲的开销。同时，由于会议从召集到召开，人员往返耗时较长，无形中大大增加了时间成本，并使得会议组织困难，这种会议模式不仅在时间上也存在着诸多限制，严重制约了沟通的及时性及灵活性，也造成了在时间上、资金上的浪费，而且协同办公的效率也不是很高。

      远程视频会议系统技术实现了语音、图像、数据等信息综合在一起的远距离传输，使领导们在进行异地交流时既可以听到对方的声音，又可以看到对方的活动图像，大大增强了异地交流的亲切感和临场感，不但节约了宝贵的时间、精力，还大大压缩了差旅费用、提高了管理决策效率。远程视频会议系统正以其真实、高效、快速等优点，逐步成为企业简便而高效的信息工具。

会议室采用3*55寸拼接屏，采用平板电脑控制大屏显示切换，中控主机控制各路设备的开关，采用8路电源时序器，连接采用4路HDMIN高清矩阵，扩声系统采用调音功放一体机加2对8寸会议音箱，会议话筒用8支鹅颈无线麦克风

采用平板电脑控制切换四个不同的场景输入到大屏上显示。分别输入的是监控指挥系统、远程视频会议系统、操作电脑、一路备用。中控主机控制各类设备的开关，省去每一台设备通过人工关闭。功放一体机自备两支手持无线话筒，单位在进行演讲活动时都可以移动式使用。

视频会议的系统功能：高清视频会议系统采用全系列高清设备建设，实现高清视频会议，提供高清晰高流畅图像画面和高保真立体声声音效果，以及高清双流会议效果。系统提供主席控制、导演控制、自动轮巡、语音激励四种会议模式供用户自主选择，以满足不同用户的个性化需求。

会议内容可进行实时录像，一方面提供基于Web的录像点播服务，便于没有参加会议的人员查看会议资料，一方面也作为会议资料进行保存。

系统具备召开多组会议，在同一时刻可召开多个视频会议，并且互不影响，满足同时召开多组视频会议的需求。分组会议多用于小型的讨论性会议，无须管理员职守。MCU提供根据参会者数量自动进行分屏显示，也支持参会者通过终端进行整个会议的控制，提供更为便捷、灵活的会议方式。

系统具备H.239双流视频会议功能，中心会场利用系统提供高清视频会议终端的双视频流功能将PPT、Word文档等会议所需材料通过第二路视频通道传送到各分会场，实现各与会会场即可同时看到市局中心会场的图像画面和会议辅助资料的PPT、Word文档等画面。

为了更加真实再现会议的临场效果，高清视频会议系统配置的高清MCU提供多路高清多画面分屏功能，会议召开后可灵活选择多画面显示模式，实现多个会场图像能在一个显示设备上同时显示，通过自动轮询浏览方式实现各会场分批显示，极大的增强了会议的临场效果。

高清视频会议终端提供数字字幕横幅编辑功能，可以方便地向远端分会场发送上、中、下三个区域的横幅组合内容，并且提供区域的自动调整、自适应实景编辑、图片插入、背景透明度/颜色/字体可调、多种的字幕滚动方式、中文和英文字幕、预览等强大功能及选择多种不同的颜色显示。应用强大的字幕短信功能，增强了与会各会场之间的沟通和交流，更贴近用户的使用。

会议中经常需要使用字幕功能，如用于重要提示、会议通知、欢迎词等，如主席控制会场可现场或提前编辑好字幕，会议中可通过滚动方式或其它方式在会场中实时发送给其它会场。同时高清视频会议终端提供了中文会场名显示功能，可以轻松分辨出当前观看的是哪个会场。设置的字幕可以灵活地在屏幕上、下、左、右显示，更可以选择多种不同的颜色显示。还可控制在界面上显示及显示时间的设置。